Leverandørvalg
Sådan indhenter og vurderer du referencer fra softwareleverandører
I mange offentlige it-udbud bruger ordregiveren prækvalifikation til at begrænse antallet af tilbudsgivere og spare tid og omkostninger for både ordregiver og tilbudsgivere.
Hvorfor referencer fra softwareleverandører er afgørende
I mange offentlige it-udbud bruger ordregiveren prækvalifikation til at begrænse antallet af tilbudsgivere og spare tid og omkostninger for både ordregiver og tilbudsgivere. OptimumIT påpeger, at hvis ordregiveren uden prækvalifikation får fx 11 tilbud, skal alle 11 behandles lige omhyggeligt på grund af ligebehandlingskravet – også når nogle ansøgeres erfaringer vurderes som dårlige.
Referencerne vurderer teknisk og faglig egnethed. Egnethed opdeles normalt i økonomisk egnethed, fx krav til egenkapital og omsætning, og teknisk og faglig egnethed. Inden for sidstnævnte kan tilbudsgiveren som regel beskrive et antal referencer, og det er tidligere leverancer til andre ordregivere, der vurderes som sammenlignelige.
Vurderingen af referencebeskrivelserne afgør, hvilke ansøgere der udvælges til at afgive tilbud. Derfor opstiller ordregiveren kriterier for referencerne for at øge sandsynligheden for at vælge en egnet leverandør – en leverandør, der kan løse opgaven og levere det »rigtige« system.
Fastlæg kriterier for sammenlignelige leverancer
Definér før udbuddet, hvad der gør en reference relevant: systemtype, organisationstype, størrelse og opgavens karakter. OptimumIT giver et eksempel fra en kommune, der vil købe et kursusadministrationssystem og begrænse antallet af tilbudsgivere: Ordregiveren lægger vægt på referencer fra sammenlignelige leverancer, særligt at leverancen vedrører et kursusadministrationssystem til anvendelse i den kommunale forvaltning, leveret til en kommune med mindst 50.000 indbyggere.
Kriterierne behøver ikke være absolutte. I samme eksempel betyder en reference med et kursusadministrationssystem til en kommune med 30.000 indbyggere ikke, at referencen ikke tillægges vægt. Angiv derfor i udbudsmaterialet, hvordan kriterierne vægtes, så en reference tæt på det ønskede system eller den ønskede organisation kan vægte højt, mens en fjernere reference stadig kan indgå.
Et andet kriterium kan være, at leverandøren demonstrerer kendskab til et bestemt lovgivningsområde i en leverance. OptimumIT nævner det som et muligt kriterium, når ordregiveren vil vurdere teknisk og faglig egnethed.
Sammenlignelse af referencekriterier og vægtning
- Høj sammenlignelighedKursusadministrationssystem til kommune med >50.000 indbyggere – direkte relevant
- Moderat sammenlignelighedKursusadministrationssystem til kommune med 30.000 indbyggere – kan vurderes højt, men ikke automatisk godkendt
- Lav sammenlignelighedSystem til privat virksomhed eller andre sektorer – mindre relevant, men kan indgå i vurdering ved særlig begrundelse
Sådan indhenter du referencerne
Bed softwareleverandøren om en referenceliste i stedet for enkelte løsrevne referencer. Ifølge Statens Indkøb kan virksomheder dokumentere deres tekniske og faglige formåen på en liste med de betydeligste leveringer af varer eller tjenesteydelser, de har udført inden for de seneste tre år, jf. udbudslovens § 155, nr. 2. Referencelisten er et flittigt brugt egnethedskrav i danske udbud.
Beskriv i udbudsmaterialet, i hvilket omfang og hvordan der kan henvises til igangværende kontrakter og rammeaftaler. Statens Indkøb anbefaler, at ordregiveren gør dette, så ansøgere og tilbudsgivere ved, hvordan løbende kontraktforhold kan indgå i referencelisten.
For hver reference bør listen indeholde de oplysninger, du skal bruge for at vurdere sammenlignelighed og udførelse: hvilket system der er leveret, til hvilken type organisation, organisationens størrelse, opgavens karakter, hvilke dele af leverancen der er gennemført, og i hvilken periode leverancen er udført.
Sådan indhenter og vurderer du referencer fra softwareleverandører
- Definér kriterier for sammenlignelighedSystemtype, organisationstype, størrelse og opgavens karakter – fx et kursusadministrationssystem til en kommune med mindst 50.000 indbyggere.
- Bed om referencelisteI stedet for enkelte referencer. Ifølge Statens Indkøb kan virksomheder dokumentere egnethed via liste over leverancer de seneste tre år (udbudslov § 155, nr. 2).
- Sikr, at referencer er udførtReferencer skal vise faktisk levering af varer eller tjenesteydelser – ikke kun kontraktbinding. Igangværende kontrakter kan bruges, hvis dele er gennemført.
- Vurder systematisk med matrixScore hver reference på kriterier som sammenlignelighed, organisationstype og leveringsomfang. Dokumentér begrundelsen.
- Verificér indholdetTjek, om der faktisk er leveret det antal varer eller ydelser, der kræves. Undgå uklare eller ikke-gennemførte leverancer.
- Brug til beslutning i prækvalifikationBegræns antallet af tilbudsgivere til de mest egnede – dem, der reelt kan løse opgaven og levere det rigtige system.
Referencer skal være udførte – også når kontrakten løber
Udbudslovens § 155, nr. 2, kræver, at referencerne er udførte. Statens Indkøb præciserer, at der på tidspunktet for afgivelse af ansøgning eller tilbud skal foreligge konkrete leveringer af de varer og tjenesteydelser, som referencen omfatter. Det er ikke nok, at der er indgået en kontrakt om levering af tilsvarende ydelser, hvis leverandøren endnu ikke har foretaget de relevante leveringer.
Hele den kontrakt eller rammeaftale, som referencen angår, behøver dog ikke være afsluttet. Du kan henvise til igangværende kontrakter og rammeaftaler, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har udført visse af de leverancer, som kontrakten eller rammeaftalen angår.
Det er indholdet af selve minimumskravet til egnethed, der definerer, hvilke referencer der kan fremlægges. Hvis kravet fx er mindst én relevant reference med levering af tilsvarende ydelser, og tilsvarende ydelser er defineret som levering af x antal varer, kan kun referencer, hvor der er sket levering af minimum den mængde, fremlægges.
Fordele og ulemper ved at anvende igangværende kontrakter i referencer
- FordeleGiver mulighed for at inkludere aktuelle leverancer, selvom kontrakten ikke er afsluttet – øger sandsynligheden for at finde relevante leverandører.
- UlemperKræver ekstra verifikation af, hvilke dele der faktisk er leveret. Risiko for misvisende oplysninger, hvis ikke dokumenteret tydeligt.
Vigtige regler om referencer i danske offentlige udbud
- Udbudslov § 155, nr. 2
- Referencer skal være udførte leverancer – ikke kun kontraktbinding.
- Tidspunkt for vurdering
- På tidspunktet for afgivelse af ansøgning eller tilbud skal leveringer være foretaget.
- Gyldig periode
- Referencer må være fra de seneste tre år.
Vurder referencerne systematisk
Hold hver reference op mod de kriterier, du opstillede på forhånd. OptimumIT beskriver, at ordregiveren ved vurderingen kan lægge vægt på referencer fra sammenlignelige leverancer, herunder særligt systemtype, anvendelsesområde, organisationstype og organisationens størrelse.
Vægt graden af sammenlignelighed. En reference tæt på det ønskede system eller den ønskede organisation kan vægte højt. En fjernere reference er ikke nødvendigvis ubrugelig: I OptimumITs eksempel med kommunestørrelse udelukkes en reference til en kommune med 30.000 indbyggere ikke automatisk, men skal vurderes i forhold til kriteriet om en kommune med mindst 50.000 indbyggere.
Opstil en vurderingsmatrix, hvor hver reference scores på hvert kriterium, og dokumentér begrundelsen. Så kan du sammenligne ansøgerne systematisk og bruge vurderingen til at beslutte, hvem der skal med videre i tilbudsprocessen.
Verificér referencens reelle indhold
Tjek først, om referencen dokumenterer det minimum, som egnethedskravet definerer. Statens Indkøb peger på, at det er indholdet af minimumskravet til egnethed, der afgør, hvilke referencer der kan fremlægges. Er kravet fx levering af et bestemt antal varer eller tilsvarende ydelser, skal referencen vise, at den mængde faktisk er leveret.
Tjek derefter, om opgaven er udført i det omfang, referencen antyder. Statens Indkøb fremhæver, at en indgået kontrakt uden relevante leveringer ikke er tilstrækkelig, mens igangværende kontrakter og rammeaftaler kan bruges, hvis visse leverancer er udført.
Undgå at læne dig op ad uklare eller ikke-gennemførte leverancer. Bed om en konkret beskrivelse af, hvilke dele der er leveret, hvornår de er leveret, og hvilket omfang de har, og hold beskrivelsen op mod udbudsmaterialets regler for, hvordan igangværende kontraktforhold kan indgå.
Fra referenceliste til beslutning
I prækvalifikation bruges referencerne til at begrænse antallet af tilbudsgivere og give de mest egnede ansøgere mulighed for at komme videre til tilbudsfasen. OptimumIT forklarer, at vurderingen af referencebeskrivelserne ligger til grund for, hvem der inviteres til at give tilbud.
Brug referencerne til at pege på den leverandør, der reelt kan løse softwareopgaven. OptimumIT beskriver formålet med ordregiverens referencekriterier som at øge sandsynligheden for at vælge en egnet leverandør, dvs. en leverandør, der kan løse opgaven og levere det »rigtige« system.
Referencerne kvalificerer den videre proces; de erstatter ikke dialog og afklaring. Efter prækvalifikationen inviteres de mest egnede ansøgere til at afgive tilbud, og herefter kan dialog og afklaring bruges til at undersøge løsning, snitflader og gennemførelse i det konkrete udbud.
