Sådan beskriver du tildelingskriterier i et softwareudbud

Hvad tildelingskriterier skal løse i et softwareudbud

Tildelingskriterier beskriver, hvordan tilbuddene vurderes, og hvad der vægtes. De læses sammen med kravspecifikationen. Kravene beskriver, hvad løsningen skal kunne; kriterierne beskriver, hvordan tilbuddenes svar vurderes mod hinanden.

Udbudslovens § 162 kræver, at ordregiveren identificerer det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af et af tre tildelingskriterier: pris, omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ved bedste forhold mellem pris og kvalitet vurderes tilbuddet på underkriterier. Underkriterierne skal relateres til opgaven.

Ved omkostninger kan alle former for omkostninger inddrages, herunder priser og livscyklusomkostninger, jf. udbudsloven § 166. Ved bedste forhold mellem pris og kvalitet kan ordregiveren fastsætte prisen eller omkostningerne, så der alene konkurreres på kvalitative underkriterier.

Forretningsforståelse er grundlaget. Forståelsen af virksomheden er det vigtigste punkt for, at et IT-projekt lykkes. Kravspecifikationen bør indledes med problemformulering, virksomhedsbeskrivelse og historien bag. Den bør også forklare virksomhedens jargon og tekniske vendinger samt beskrive målgruppen — hvem der skal bruge produktet.

Uden de oplysninger kan et kriterium om brugervenlighed eller løsningskvalitet ikke vurderes mod noget konkret. Et kriterium uden et beskrevet behov, en målgruppe eller en forretningsproces giver leverandørerne mulighed for at svare på noget andet end det, I skal bruge. Samtidig bliver vurderingen sværere at begrunde over for tilbudsgivere, der ikke vinder.

Fra kravspecifikation til tildelingskriterier

Kravspecifikationen skelner mellem funktionelle krav, der beskriver, hvad systemet skal kunne gøre, og ikke-funktionelle krav, der beskriver kvalitetsattributter som sikkerhed, ydeevne, tilgængelighed, skalerbarhed og brugervenlighed. Den skelnen kan føres direkte videre til kriterierne. Funktionelle krav bliver typisk grundlag for kriterier om funktionalitet og dækningsgrad; ikke-funktionelle krav for kriterier om sikkerhed, ydeevne og brugervenlighed.

De enkelte krav og features bør listes nummereret, så man nemt kan referere direkte til et punkt — både fra andre krav og i kommunikationen. Nye eller ændrede punkter bør tilføjes som et tillæg og versionsstyres. En endelig kravspecifikation bør ikke redigeres, fordi nummerformateringen så ændres.

Bruger I nummereringen som reference, kan hvert tildelingskriterium henvise til bestemte kravnumre, fx et interval af funktionelle krav. Så ved både tilbudsgiver og evaluator præcis, hvad der vurderes.

Kravspecifikationen beskriver både krav og rammerne omkring dem: introduktion med projektbeskrivelse, mål og interessenter, design, systemkrav, brugsscenarier, datakrav, projektplan med tidsplan og milepæle, kvalitetssikring, risikovurdering, vedligeholdelse og godkendelseskriterier. Har I de afsnit på plads, har I samtidig de emner, kriterierne skal dække — og de steder, hvor et manglende krav vil vise sig som et ubesvarligt kriterium.

Vælg softwarefaglige kategorier for kriterierne

En kravspecifikations typiske indhold er bl.a. funktionelle krav (funktioner, brugerinteraktioner, forretningslogik, datahåndtering) og ikke-funktionelle krav (ydeevne, sikkerhed, tilgængelighed, skalerbarhed, brugervenlighed). Den omfatter også design, systemkrav, brugsscenarier, datakrav, interoperabilitet med integrationer, API-specifikationer og dataudvekslingsformater, projektplan, kvalitetssikring, risikovurdering, vedligeholdelse og godkendelseskriterier. De kategorier kan bruges som afsæt for kriteriegrupper, så kriterierne dækker både løsningen og den efterfølgende drift.

Underkriterier kan fx være pris, leveringssikkerhed, kvalitet og kvalitetssikring, organisatoriske og personalemæssige forhold, service og miljø. Indkøber kan selv fastsætte underkriterierne, så længe de relaterer sig til opgaven, der skal løses. Det skal præciseres, hvad der lægges vægt på under de enkelte underkriterier.

Udbudsloven § 162, stk. 3, nævner underkriterier som kvalitet, teknisk værdi, æstetiske og funktionsmæssige karakteristika, tilgængelighed, design for samtlige brugere, sociale, miljømæssige og innovative karakteristika, handelsbetingelser, organisering af personale, kvalifikationer og erfaring samt kundeservice, teknisk bistand og leveringsbetingelser.

Delingen kan gøres praktisk. Kriterier for løsningen dækker funktionalitet og brugsscenarier, datamodel og datahåndtering, integrationer og API'er, sikkerhed samt design og brugervenlighed. Kriterier for driften dækker vedligeholdelse, opdateringer, supportkrav og muligheden for videreudvikling.

Uden driftkriterierne sammenligner I reelt kun etableringsprojektet og ikke de år, hvor løsningen skal leve.

På it-sikkerhedsområdet bør sikkerhedskriterierne tage udgangspunkt i konkrete sikkerhedskrav frem for i generelle formuleringer om, at sikkerhed er vigtigt. Det giver tilbudsgiverne noget konkret at svare på og evaluatorerne et fælles referencepunkt.

Underkriterier i bedste forhold mellem pris og kvalitet

Generelle formuleringer vs. konkrete krav i sikkerhedskriterier

Skriv kriterier, der kan vurderes ens

Et kriterium er kun brugbart, hvis to evaluatorer med samme materiale når nogenlunde samme resultat. Det kræver, at kriteriet beskriver, hvad der skal demonstreres eller dokumenteres, og hvordan det efterprøves. Kravspecifikationens indhold peger på byggeklodserne: testplaner, testcases og testkriterier under kvalitetssikring samt godkendelseskriterier.

Underkriterierne skal vægtes indbyrdes, og vægtningen skal allerede oplyses i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet. Det skal præciseres, hvad der lægges vægt på under de enkelte underkriterier. Så har tilbudsgiverne kendskab til konkurrencegrundlaget, og evaluatorerne et fælles grundlag.

Et krav om ydeevne bliver først et kriterium, når det følges af en beskrivelse af, hvad der belastes, hvordan det måles, og hvilken dokumentation der accepteres. Tilsvarende for integration: Kravet er ikke målbart, før API-specifikation, dataudvekslingsformat og fejlhåndtering er beskrevet, sådan som interoperabilitetskategorien lægger op til.

Springer man dette trin over, ender vurderingen i en skønsmæssig diskussion efter tilbudsfristen i stedet for i en sammenligning af dokumenteret løsningsevne.

Krav om dokumentation bør stå sammen med kriteriet og i samme rækkefølge: hvad skal afleveres (beskrivelse, testplan, reference, demo), hvor i tilbuddet det skal stå, og hvilken betydning netop den dokumentation har for vurderingen.

Kommunikation om grundlæggende elementer i udbudsproceduren må ikke være mundtlig. Mundtlig kommunikation om ikke-grundlæggende elementer kræver, at ordregiveren dokumenterer den tilstrækkeligt (udbudsloven § 5, stk. 3).

Svar på spørgsmål om, hvordan et kriterium skal forstås, bør derfor tilføjes som tillæg til udbudsmaterialet og versionsstyres frem for at afgøres telefonisk.

Tilpas beskrivelsen til udbudsformen

Valget af procedure afgør, hvor langt kravene kan fastlægges på forhånd, og dermed hvor detaljeret kriterierne kan formuleres fra starten.

Ifølge EU's regler om offentlige udbud kan alle afgive tilbud i et offentligt udbud, som er den mest brugte procedure. I et begrænset udbud kan alle anmode om deltagelse, men kun forhåndsudvalgte må afgive tilbud.

Udbud med forhandling kan bruges, når forhandlinger er nødvendige på grund af købets særlige eller komplicerede karakter. Konkurrencepræget dialog kan bruges til at finde en metode til at opfylde et behov, som ordregiveren har defineret. Innovationspartnerskab kan bruges, når der skal købes et produkt eller en tjenesteydelse, der endnu ikke findes på markedet.

Kender I kravene og kan beskrive løsningen, passer kriterierne til et offentligt eller begrænset udbud, hvor alle tilbud kan vurderes på samme grundlag.

Skal metoden først findes — fx når det er uafklaret, hvilke integrationer eller datamodeller der er realistiske — flytter vurderingen sig til dialog- eller forhandlingsproceduren. Kriterierne bør da beskrive, hvordan I vurderer leverandørens tilgang, kompetencer og forslag, ikke kun den færdige løsning.

Om EU-reglerne gælder, afhænger af kontraktens værdi. Kontrakter af højere værdi bygger på EU-reglerne. Hovedtærsklerne er 140 000 euro for offentlige indkøbskontrakter og tjenesteydelseskontrakter, der indgås med statslige myndigheder, og 5 404 000 euro for bygge- og anlægskontrakter.

Skal I foretage gentagne indkøb, kan en rammeaftale med en eller flere virksomheder bruges. Kriterierne skal så kunne anvendes ved hver enkelt tildeling under aftalen — ikke kun ved den første.

Tildelingskriterier i forskellige udbudsformer

EU- og danske tærskelværdier for offentlige udbud

Sik lige konkurrence og gennemsigtighed

Udbudsloven § 1 angiver, at formålet med loven er at fastlægge procedurerne for offentlige indkøb, så der gennem en effektiv konkurrence opnås den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler. § 2 kræver, at ordregiveren ved offentlige indkøb overholder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.

§ 2, stk. 2, forbyder at udforme et offentligt udbud med det formål at udelukke det fra lovens anvendelsesområde eller kunstigt begrænse konkurrencen. Konkurrencen anses for kunstigt begrænset, hvis udbuddet er udformet med den hensigt uretmæssigt at favorisere en enkelt eller visse økonomiske aktører eller stille dem mindre gunstigt.

Kriterier, der er skrevet efter én bestemt leverandørs produktarkitektur, dens modulnavne eller en funktion, som kun den kan dokumentere, mens de øvrige tilbud ikke kan besvares på samme måde, hører hjemme i den kategori.

§ 3 forbyder forskelsbehandling på baggrund af nationalitet. § 4 kræver, at ordregiveren træffer passende foranstaltninger til at identificere, forebygge og afhjælpe interessekonflikter i forbindelse med gennemførelsen af et udbud.

§ 5 begrænser, hvad ordregiveren må udlevere af fortrolige oplysninger fra ansøgere og tilbudsgivere, og giver mulighed for at pålægge tilbudsgivere fortrolighed med oplysninger, ordregiveren stiller til rådighed.

For kriterierne betyder det, at evalueringsgrundlaget skal kunne fremgå af udbudsmaterialet i sin helhed. De oplysninger, I bruger til at vurdere tilbuddene, skal kunne gives til alle tilbudsgivere på samme måde.

Eksempler på tildelingskriterier for en softwareløsning

Funktionalitet og løsningskvalitet: Hvordan tilbuddet dækker de nummererede funktionelle krav. Hvordan forretningslogik og brugerinteraktioner løses i de brugsscenarier, der er beskrevet i kravspecifikationen. Referér til kravnumre, og bed om en beskrivelse pr. kravgruppe frem for en samlet præsentation af produktet.

Ved bedste forhold mellem pris og kvalitet kan underkriterierne fx formuleres som pris, leveringssikkerhed, kvalitet og kvalitetssikring, organisatoriske og personalemæssige forhold, service og miljø. Den indbyrdes vægtning skal oplyses i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet. Underkriterierne skal relateres til den opgave, der skal løses.

Integration og data: Hvordan tilbuddet dokumenterer integrationer til de øvrige systemer, herunder API-specifikation, dataudvekslingsformater, datamodel, datalagring og håndtering af datakvalitet. Hvordan data kan udtrækkes ved aftalens udløb. Kriteriet bliver først vurderbart, når kravene til grænsefladerne er beskrevet i kravspecifikationen.

Sikkerhed: Hvordan løsningen opfylder de sikkerhedskrav, I har stillet, herunder adgangsstyring, kryptering og logning. Kriteriet bør henvise til de konkrete sikkerhedskrav frem for generelle formuleringer om, at sikkerhed er vigtigt.

Brugervenlighed og tilgængelighed: Hvordan tilbuddet løser de brugerroller og arbejdsgange, der er beskrevet for målgruppen, og hvordan design og navigationsstruktur understøtter dem. Bed om en konkret gennemgang af en arbejdsgang fra kravspecifikationens brugsscenarier frem for generelle skærmbilleder.

Implementering, vedligeholdelse og support: Hvordan tilbuddet planlægger tidsplan og milepæle, hvordan overdragelse og oplæring håndteres, og hvordan opdateringer, supportkrav og videreudvikling er beskrevet. Kriteriet kan henvise til projektplan-, kvalitets- og vedligeholdelsesafsnittene i kravspecifikationen.

Pris: Vurdér totalomkostningen over den periode, I skal bruge løsningen — typisk etablering, licens eller abonnement, integration, drift og support — frem for kun den indledende pris. Sæt prismodellen sammen med de øvrige kriterier, så et billigt tilbud, der ikke dækker kravene, ikke automatisk står stærkest.

Bed om priserne opdelt på de samme elementer i alle tilbud.

Tjekliste før kriterierne offentliggøres

Kriterierne kan føres tilbage til et beskrevet behov, en målgruppe og en forretningsproces i kravspecifikationen. Hvert kriterium henviser til de relevante kravnumre. Nye eller ændrede krav er tilføjet som tillæg med versionering, uden at nummereringen er ændret.

Kriterierne dækker både løsningen (funktionalitet, integration, data, sikkerhed, brugervenlighed) og driften (vedligeholdelse, opdateringer, support). Hvert kriterium har en beskrivelse af, hvordan det efterprøves — test, demo, dokumentation eller reference. Dokumentationskravene angiver, hvad der skal afleveres, og hvor i tilbuddet det skal stå.

Kontrollér, at tildelingskriteriet er et af de tre i udbudslovens § 162: pris, omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Kontrollér, at underkriterierne relaterer sig til kontraktens genstand.

Kontrollér, at underkriterierne er vægtet indbyrdes, og at vægtningen er oplyst i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet.

Kontrollér, at § 166 er anvendt, hvis omkostninger omfatter livscyklusomkostninger.

Kontrollér, at ingen kriterier er skrevet efter en bestemt leverandørs produkt eller arkitektur, så ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet holdes, og udbuddet ikke kunstigt begrænser konkurrencen.

Kontrollér, at kriterier og dokumentationskrav står i udbudsmaterialet og ikke kun i mundtlige svar. Kommunikation om grundlæggende elementer må ikke være mundtlig, og mundtlig kommunikation om ikke-grundlæggende elementer skal dokumenteres tilstrækkeligt.

Kontrollér, at svar og ændringer offentliggøres som tillæg til alle tilbudsgivere.

Kontrollér til sidst, at proceduren — offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskab — passer til, hvor afklaret løsningen er på udbudstidspunktet, og til kontraktens værdi i forhold til tærskelværdierne.